¿Cómo debe afrontarse una inspección de trabajo relativa al registro horario?

La inspección relativa al control horario es una inspección de trabajo como otra cualquiera. No existen diferencias significativas en cuanto a sus derechos y obligaciones, pero deberá tener en cuenta algún matiz y recomendación para afrontarla con éxito y facilitar el desarrollo de la labor inspectora.

Es obligación de empresarios y trabajadores colaborar y facilitar la labor inspectora, debiendo permitir el acceso al centro de trabajo y facilitando toda aquella documentación que se requiera. Si el centro sometido a inspección coincide con el domicilio de una persona física, la Inspección deberá obtener su expreso consentimiento o, en su defecto, la oportuna autorización judicial.

Tanto los empresarios como los trabajadores deben responder a las preguntas que se formule por el Inspector actuante y facilitarles aquella documentación a la que tengan acceso atendiendo a su puesto de trabajo. Ante cualquier duda, los trabajadores deberán ponerse en contacto con su responsable para informarle de la inspección y recibir indicaciones sobre cómo proceder al respecto. Los trabajadores deben colaborar con la Inspección, pero tienen que informar a su responsable si no está presente para que les ayude a coordinar la actuación inspectora.

El empresario deberá tener a disposición de la Inspección de trabajo la siguiente documentación sobre el registro de jornada:

Acreditación de la elección del sistema de registro a través de la negociación colectiva, o en su defecto y si hubiera falta de acuerdo, documentación que permita determinar que se ha adoptado por decisión empresarial previa consulta con los representantes de los trabajadores. En aquellas empresas en que no exista representación legal de los trabajadores, la medida podrá adoptarse directamente por decisión unilateral empresarial.

Es decir, se debe contar con las actas de las reuniones mantenidas con la representación legal de los trabajadores y los acuerdos adoptados en el seno de la negociación colectiva.
En caso de negociación colectiva sobre la consideración como tiempo de trabajo efectivo o no de las interrupciones o pausas que puedan mediar entre el inicio y la finalización de la jornada (pausa del café, para fumar, etc.), documentación que acredite los extremos de la misma. De nuevo, las actas de trabajo.

No debe confundirse con la posibilidad de disponer de la normativa legal para considerar o no como tiempo de trabajo efectivo diversas situaciones que ya se encuentras reguladas en el Estatuto de los trabajadores o en los convenios colectivos (descansos diarios o semanales, jornadas máximas, etc).

La más importante: Los registros de jornada de trabajo, en la modalidad escogida (telemática, en papel, etc.), que deben estar físicamente en el centro de trabajo y conservarse hasta 4 años.
En caso de registro telemático, debe contemplar una herramienta que permita su impresión o visualización a inspección de trabajo.

En formato de papel, aconsejamos que además de conservar archivadas las hojas originales, realice copia digital escaneando los documentos y los partes de trabajo. Facilitará la labor inspectora. Si su registro se realiza mediante medios manuales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. Si en el centro de trabajo no se disponen de medios para su copia, el Inspector podrá tomar nota, o muestras mediante fotografías y, de considerarlo oportuno con base en las incongruencias observadas entre el registro de jornada y el horario declarado, podrá tomar el original del registro de jornada como medida cautelar.

Una vez finalizada la actuación inspectora, puede realizarse un requerimiento a la empresa para que comparezca ante la Inspección de Trabajo y aporte cualquier otro tipo de documentación que el Inspector considere oportuna y que no se encuentre a su disposición en ese momento en el centro de trabajo.

Realizada la inspección y la entrega de documentos, el siguiente paso será la valoración de la situación por el inspector actuario y su posterior dictamen. Si del análisis de toda la documentación se evidencia una implantación efectiva y adecuada del registro de jornada no deberemos preocuparnos, por otra parte, si el Inspector detecta irregularidades en la implementación del registro o una falta de implantación del mismo, levantará un acta de infracción que podrá ser objeto de alegaciones y posterior recurso.

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